高效沟通管理要点：从华为项目管理中，学习沟通之道

影响沟通计划和项目沟通要求的主要因素有以下这些。

项目发起方的组织结构。

项目干系人分析的结果。

报告关系。

项目涉及的职能领域。

参与项目的人数。

项目干系人所在的地方。

每位项目干系人的信息需求。

项目团队成员的经验级别。

技术可得性。

信息需求的紧急性和需要的频率。

想要的项目沟通形式。

项目的预期时长。

项目在组织层面的风险级别。

对终端消费者的预期变更影响。

组织文化。

所需的外部沟通级别。

采购合同。

法律顾问提出的限制。

给项目确定了具体的沟通要求后，一定要完成以下两件事情。

在项目沟通管理计划中记录这些信息。

确保将所有正式的项目沟通(以及实现沟通要完成的工作)都包含在WBS和项目进度计划中。

优先处理：项目沟通不要走捷径;尊重项目干系人。

展现风度：讲礼貌，将欣赏和感激表现出来。

言出必行：如果你说了要做什么事情，就要去做。

在计划或执行项目沟通的时候，要牢记5个C。

清楚(Clear)：说明主题;围绕主题;帮助接收者理解信息;恰当地使用术语。

简洁(Concise)：抓住重点;不让信息漫无边际。

礼貌(Courteous)：讲礼貌，注意语调。

一贯(Consistent)：使用恰当的语调和媒介传递想要传递的信息;所有信息要素都应传达一样的信息。

令人信服(Compelling)：让他们有理由去注意。

如果想进行有效的沟通，就要拥有这样的理念。主要包括以下几个方面。

投入精力、耐心和决心，确保别人清楚地理解了你的意思。

采用有效的聆听技巧，确保自己清楚地理解了别人要传达的意思。

采用最适合听众的沟通媒介，要懂得变通。

调整沟通的内容来最大限度地满足每个目标听众(项目团队、客户、高级管理层以及/或人事管理层)的信息需求。

要重视，注意反馈信息，如果所做的事情没有效果，要乐意去调整。

不要假设别人明白了，要不断地讲清楚、提问题、确认。在所有沟通中要注重从他人的角度来看问题。

高效的沟通者都知道，人与人之间的桥梁是建立在信任、亲善和人际关系的基础之上的。要乐于花时间去同关键的项目干系人建立一对一的关系，特别是在项目早期的时候。此外，注重关系有助于建立开放、诚信的环境，更有利于处理项目难题。

通过沟通计划让目标听众了解，保持前后一致。预见额外的信息需求。永远不要让项目干系人心生疑惑或者先找你。

在华为创立初期，曾一度出现工作结果和预期目标不相符的问题，让公司多次陷入危机。那时候，无论是计划部门还是员工，都承受了很大的压力。

公司不得不通过咨询找出原因，在访问了一些员工之后得知：大部分项目经理在领导分配任务后，竟然不清楚自己应该在什么时间执行任务、什么时间完成、怎么去操作、具体完成到什么程度才算合格。这些人习惯于听到任务以后，什么都不考虑，召集几个员工就埋头干起来，也不管自己理解的任务跟领导交代的任务是否一样。

华为项目经理的这种工作态度值得提倡，也令人敬佩，这也是华为之所以能够迅速行动的关键之一。不过，这并不意味着他们是合格的项目管理者。合格的项目管理者应该按照领导的意图做正确的事，而且是高效地做事。

可能会有人把问题归咎于上级领导，认为领导没有把项目任务交代清楚。事实上，领导交代不清楚是一方面的原因，更主要的问题还是在于自己，是自己没有去确认和沟通。

所以，缺乏有效的沟通环境对项目来说是灾难性的。没有有效的沟通与交流，决策传递将会受阻并停滞。虽然大多数人都知道有效沟通对于项目很关键，但在绝大多数项目管理体制设计和实践中，沟通管理往往是最容易被忽视的。

沟通上所花的时间和精力对项目的成功有着决定性作用，它不仅造就了成功的项目经理，也造就了成功的项目。有效的沟通是成功项目的典型特征之一，作为项目启动过程的一部分，项目核心团队应该撰写一份沟通计划。

项目沟通的两大类别是：与关键者沟通；与项目团队沟通。

对于关键者，项目团队应该寻求以下这些问题的答案：

谁需要项目的信息？

他们需要项目的哪些信息？

他们需要信息的频率？

采用何种方式能够最有限地传递信息？

利益相关者分享是沟通计划的关键输入变量。与关键利益相关者沟通的有效方式是为每一个相关者构建一个沟通矩阵。

沟通计划的第二个关注维度是团队内部沟通。

当团队成员办公地点接近时，最重要的团队沟通方式是项目例会。项目例会召开的频率视项目而定，过多的会议不是好事。但是，频率适当的会议可以使团队在问题尚小之前能够发现和解决。在时间短、强度高的项目中，晨会对于团队成员汇报工作还是相当必要的。一些公司的晨会站着开，鼓励就关键信息作简短扼要的报告。

除非确实有紧急事务，否则项目会议的召开不能出乎团队成员的意料。这样，在项目启动阶段，项目团队应该明确多久、何时、何地召开会议。这可以帮助团队成员达成一致，并使他们很好地与其他工作结合起来。

在华为，善于沟通不仅是项目管理的重要手段，而且是每个华为人的基本职业技能。

为了避免在工作过程中出现对接障碍，华为公司要求员工在项目工作开始之前就做好沟通，在适当的时间、将适当的信息、通过当前的渠道，发送给适当的利益相关方，这就是华为的“沟通三原则”。

沟通及时是华为员工遵守的首要原则。华为员工会将必要的信息第一时间向利益相关方传达，以保证上下、平行沟通渠道的顺畅。

信息准确是沟通的第二原则。不论是书面还是口头沟通，华为员工都会准确地传达信息。为了保证沟通信息的准确性，华为员工会借助金字塔思维工具。在金字塔顶端的是综述，既要表达的观点、问题、看法和结论。接着会针对上一级的内容一层一层地展开，直到信息足够准确为止。

严格控制信息传递的量，这是沟通要遵守的第三个基本原则。因为信息过多倾听者容易忘记，过少则降低效率。一般信息传递都遵守7±2原理，因为年轻人的记忆广度大约为7个单位（阿拉伯数字、字母、单词或其他单位）过多或偏少都不适宜。

为了确保信息沟通工作的顺利进行，华为要求所有的工作人员在沟通中必须提前制订沟通计划，明确信息沟通的相关人、信息沟通形式、信息发放时间和发放方式等内容，并制定出详细的信息发放日程表。

在华为，为了避免“听错”的现象，公司要求员工掌握一项基本的工作技能——学会倾听。

通常情况下，华为员工在倾听管理者安排任务时，都是按照备好纸笔、认真倾听、最终确认这三个步骤进行的。

在管理者布置任务时，你当时可能记得清清楚楚，可是正式开始工作时，又遗忘了部分细节。这时，若再去向管理者确认又担心给管理者留下工作不严谨的印象，同时也会打扰管理者工作。所以，华为的员工们会事先准备好纸、笔，用来记录管理者的重要指示。

从华为员工笔记本上，我们可以看到他们用自己习惯的关键词或符合所填写的《任务记录单》，上面记录着布置的任务重点。

任务记录单看似简单，但如果不能认真倾听、把握管理者的真实意图和话题重点，填写工作不免流于形式。因此，华为员工很注重倾听过程，不仅会在任务记录单上标注关键词，偶尔还会有管理者当时的情绪状态词。

在华为，人人都深知沟通非常重要。它不仅是一项工作技能，而且是影响团队绩效的关键因素之一，每个人在工作中必须充分重视它。

事实上，如果我们将沟通的信息分为四个区域，那么可以如下图所示：

沟通，其实就是要不断扩大“公开区域”。

我们可以请教反馈，主动去获取；自我暴露，让对方知道自己的小秘密；共享发现，主动获取和主动交代之间寻求沟通。

无论是管理者还是企业员工，都应该关注、管理资源，让自己的工作得到足够支持，人员之间及时沟通交流，从而圆满完成工作任务。

企业应当树立资源管理意识。在项目经理的带动下，项目团队对人、事、物等资源进行合理统筹之后，让项目工作按照正常的工作计划向前推进。

在推进项目的过程中，大家应当合理掌握沟通技巧和方法，并将其运用于实践之中，指导项目的开展。