浅析商务条款在采购管理和合同风险防范中的合理运

                                                                          中国银联股份有限公司 马静 

         随着金融行业内部采购业务创新和增效需求日益强烈，外部监管要求逐年加  强，通过精细化采购管理，降低采购操作风险成为采购管理的重要途径。本文旨  在通过分析探讨付款方式、履约罚责等商务条款的设置，清晰界定供应商责任范  围、强化商务条款制约、防范履约风险。

         一、如何应对供应商的商务条款偏离   （一）在采购过程中，如何把握供应商的商务条款偏离，可通过两种方式实  现：  一是设置关键性条款，将采购人可接受的商务底线直接明示，不满足要求的  响应即被拒绝。该方式要求采购人结合风险评估、成本估算，提出科学、合理的  商务要求。  二是设置偏离范围，由供应商根据自身情况，在偏离范围内确定商务条款。  该方式要求采购人事先对商务条款进行评估，确定最有利的条件和可接受的底  线。采用该方式，可为谈判磋商提供一定的弹性空间，又可以防范风险，限制供  应商的无限偏离。  （二）目前，上述两种方式在诸多企业、机构均有使用。结合银联多年采购  积累，一般情况下，因招标类项目一次性报价、无法谈判的特点，第一种方式相  对更加适用，尽量降低商务成本并保证对供应商的约束力；第二种方式更加适用  于谈判磋商类项目，以增加谈判的灵活性和弹性，从而达到更好的谈判效果。  

     二、如何设定合理的付款方式   付款方式是重要的商务条款之一，科学、合理的付款方式能够很大程度上控  制合同履约风险，满足法律和业务需求，体现权利义务对等，充分降低商务成本，  并且为供应商所接受，因此，科学的设置方法极为重要，以下将深入分析，并就  常见的几类采购提出参考设置。  （一）影响付款方式的主要因素  一是采购内容。不同采购内容，其采购风险转移时点和供求双方承担的采购风险不  同，适用不同的付款条件。如货物类采购，公司需要承担后续使用风险，故需要保留一  定尾款；服务类采购，服务完成时，权利、义务和风险已经全部转移，因此，常采用分354  期付款的方式。  二是供应商资质。从公司角度看，规模大、资质好的供应商，采购风险较小，应享  受较为优惠的付款方式，反之规模小、初次合作的供应商，在付款方式上应做出必要保  障；从供应商角度看，规模大、资质好的供应商，通常都能接受付款周期长、尾款比例  高的付款方式，而规模小、资质低的供应商，付款周期短、尾款比例低的付款方式更易  被接受。  三是供应商商务成本。如对能够取得开户银行保函额度的供应商而言，其保函成本  低，更愿意接受此类付款方式。  （二）付款方式的设置方法  一是从履约风险的保证效力上，付款方式可与履约保函相结合。履约保函  是银行应申请人（此处指供应商）的要求，向受益人（此处指采购人）开  立的保证申请人履行某项合同项下义务的书面保证文件，从保证效力上讲，  银行保函也能够较为充分的保障采购人的利益，而且可以缓解供应商的资金压  力，在国际采购中还能够避免汇率风险，因此，具体采购项目中，可结合履约保  函设置付款方式。  二是从付款阶段设置上，可与项目实施关键点相结合。通常服务类项目（如  集成开发）实施复杂、周期较长，涉及多阶段及相应交付成果。为了确保供应商  履约进度和质量，应尽量避免先期集中付款，可结合项目实施阶段，安排分期支  付。  三是从付款比例设置上，可与各阶段对等提供的货物、服务价值相结合。  为了保证风险可控，并且尽量降低因付款比例过低产生的商务资金成本，通常情  况下，付款比例可对应各阶段所供货物、服务的价值进行设置。  四是进行市场调研，综合考虑行业惯例、主流品牌供应商的可接受度。不  同行业在付款方式等商务条款上具有自身的行业惯例，且存在较大差异，例如，  原厂维保采购，通常代理商需全额向厂商下单，故付款方式需考虑代理商资金压  力，适度提高付款比例；通信线路行业往往多为月度、季度等定期付款模式；央  视广告采购，行业内大多需要一次性全额支付；因此，应针对不同需求进行分析，  结合市场情况，尽量设定买卖双方可接受的方式。  （三）部分 IT 采购的参考付款方式  结合银联目前常见的几大 IT 类采购，按照采购风险适度、成本匹配、差别  对待、兼顾行业惯例等原则，提出如下几类指导性的付款方式：355  类别 类别细分 付款方式建议   货物类 货物  结合所供货物、维保要求进行设置，参考设置如下：  1、首款：合同签订后，依据原厂下单材料，支付一定比例（10%-30%）  合同款，同时收取履约保函（保函金额视市场情况、供应商的履约  能力、信誉等情况确定），有效期至货物验收合格。  2、货款：货物验收合格后，累计支付货物价值相当的合同款。  3、维保款：维保期结束后，支付剩余款项，也可使用保函方式，维保  款项金额应不低于维保服务的价值估算。  服务类  维保服务  结合维保期、维保要求（是否存在原厂维保要求）进行设置，参考设  置如下：  第一种：  自维保期开始，定期据实阶段，例如，服务每满 6 个月，按照在保设  备维保单价、实际维护天数计算该阶段维保费用。该付款方式能够有  效降低风险，但供应商资金压力相对较大，特别是原厂维保项目。  第二种：  1、首款：合同签订后，支付一定比例合同款，同时收取履约保函。  ⚫ 支付比例视维保起始日期而定：若合同签订时，维保期尚未开  始，则应适度降低支付比例。  ⚫ 支付比例视维保要求而定：原厂维保占比较大时，可依据原厂  下单材料，视原厂及供应商的履约能力、信誉等情况，支付原  厂服务部分的款项（最高不超过原厂服务部分的全部款项）。  ⚫ 履约保函金额视维保起始日期、维保要求而定：综合考虑维保  起始日期以及原厂维保占比进行设置。  2、维保分期支付款：划分若干阶段，分期支付。阶段设置不宜过多或  过少，视维保期长短、采购规模而定。  系统集成  开发  结合所供货物的价值和集成开发工作量进行设置，参考设置如下：  1、首款：合同签订后，依据原厂下单材料（如有的话），支付一定比  例（10%-30%）合同款，同时收取履约保函（保函金额视项目重要  性和复杂度、采购规模、市场情况、供应商的履约能力、信誉等综  合情况确定），有效期至货物验收合格。  2、货款（如有的话）：货物验收合格后，累计支付货物价值相当的合356  同款。在货款占比较大且集成开发实施难度较高的情况下，为了确  保集成开发的服务质量、时效可控，可收取一定金额的履约保函，  有效期至集成开发完成且验收通过后。  3、集成开发款：根据集成开发阶段分期支付，根据各阶段工作量设置  相应付款比例。集成开发付款阶段不宜过多或过少，视项目复杂度、  实施周期而定。  4、维保款：维保期结束后，支付剩余款项，也可使用保函方式，维保  款项金额应不低于维保服务的价值估算。  通信线路  结合行业惯例进行设置，参考设置如下：  1、线路开通费：线路开通并验收合格后，支付一次性开通费。  2、线路租金：按月支付线路租金，也可采用季度、半年或年度为付款  周期进行支付。  ⚫ 若进行招标采购，可根据项目情况，将付款方式设置为关键性条款。  ⚫ 若进行谈判磋商采购，可设置偏离范围。  ⚫ 基于谈判策略的考虑，可依据上述标准，在付款比例、付款阶段等设置上稍作严格要求，  从而预留一定的谈判空间。  ⚫ 上述付款设置属指导性标准，应结合具体项目情况进行分析设定。

          三、如何设置有效的违约罚责   违约罚责是为了约束供应商，促使其按要求履行合同而设定的商务条款。不  同项目的复杂程度、供应商的责任义务不同，违约罚责的内容也应视具体项目而  定。通常情况下，应至少考虑三方面：  （一）从违约内容上，应至少包括对履约质量、履约时效不达标，违约转  包或分包等的相应罚责。履约质量方面包括交付物（含货物、服务成果）不符合  要求、服务质量不达标等情况；履约时效方面包括货物逾期交付、服务进度延迟、  售后服务不及时等情况；违约转包或分包是供应商违反承诺将合同一部分或整个  合同转包、分包给第三方；除此之外，对于协议定点采购，还应增加对协议期内  供应商订单响应度差、违反协议最高限价等方面的处罚。同时，为了保障供应商  利益，对甲方延迟付款也有必要进行适当约束，这也是体现权利义务对等，促进  双方友好合作的一种举措。  （二）从处罚程度上，应确保合理、有效的惩罚。一方面，可视供应商违约  情节的恶劣程度，结合企业自身的供应商管理制度，与供应商解除合同并对其处357  以禁入、禁止续约、警告等处罚；另一方面，视供应商各类违约对采购人造成损  失的严重程度，设定不同的财务处罚比例，该处罚应至少保证能够补偿采购人的  直接损失，在此基础上，还要结合项目实际情况，对供应商的违约进行进一步的  适当惩处。  （三）根据项目需要，选择性地设置关键性条款或设定偏离范围。若进行  招标采购，可根据项目情况，将违约罚责设置为关键性条款。若进行谈判磋商采  购，可设置一定的偏离范围。总之，应结合具体项目的实施、进度要求，特别是  一些大型、复杂的集成开发类项目，设定有针对性的违约处罚条款，尽量确保详  细、清晰、可操作性强，从而达到罚责应有的约束效力。  设置违约罚责是合同风险控制的一种法律手段，在供应商出现履约问题时，  实施处罚条例，在一定程度上能够起到警示、促其改进的作用。因此，应加强对  合同执行部门的宣导，向其灌输维权意识，在供应商出现违约情况且经沟通无效  时，通过法律手段维护公司利益很有必要。